Lieux-evenementiels - Comment organiser un évènement digital réussi ?

Comment organiser un évènement digital : choisir le bon format et animations virtuelles

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Pour de nombreux professionnels de l’événementiel, organiser un événement digital n’a rien d’une nouveauté. C’est cependant beaucoup plus le cas des entreprises, pour qui la digitalisation s’est rapidement imposée comme la seule alternative possible durant la période complexe que nous traversons depuis plusieurs mois.

S’il récupère les codes d’un événement physique, son pendant digital nécessite de maîtriser de nouveaux outils, en particulier techniques et technologiques. Mais aussi de repenser complètement le format de ses évènements, et de mettre en place les bonnes stratégies pour maintenir l’attention des participants, derrière leur écran.

De la même manière que pour un événement physique, organiser un évènement digital ne s’improvise pas à la dernière minute. Dans cet article, nous vous partageons donc les bonnes pratiques pour définir le format qui correspondra à vos objectifs. Ainsi que les outils à privilégier pour créer un évènement engageant, et donc réussi.

Mais avant toute chose, pourquoi est-il intéressant pour votre entreprise d’organiser son événement virtuel ?

Pourquoi organiser un évènement digital ?

Lieux-evenementiels - Nos conseils pour réussir son évènement virtuel en 2021Avant de se demander comment organiser un évènement digital, il est important de réfléchir aux raisons qui peuvent vous pousser à vous lancer dans cette nouvelle aventure. A mesure que les perspectives d’un déconfinement se profilent à l’horizon, les organisateurs peuvent en effet être tentés de patienter jusqu’à ce que les conditions soient plus favorables à la tenue d’événements physiques.

En réalité, les avantages à organiser un évènement digital sont loin de se limiter aux contraintes de distanciation sociale actuelles. Et ce format devrait même se généraliser dans les années à venir.

Pourquoi ? Voici les 4 principales raisons qui devraient vous motiver à opter pour l’événement virtuel.

Maintenir le lien avec son audience et faire grandir sa communauté

En pleine pandémie, organiser un évènement digital est le meilleur moyen (si ce n’est le seul dont vous disposez) pour maintenir le lien avec votre audience ou vos partenaires. Même en nous projetant dans un avenir plus optimiste, le virtuel élargit considérablement votre champ d’action. Vous pouvez en effet toucher un public plus large, qui n’aura plus de contraintes géographiques (et parfois même de temps) pour participer à votre évènement. Que vous souhaitiez explorer un nouveau marché, ou collaborer avec des partenaires à l’autre bout du monde, l’événement virtuel vous affranchira de bien des obstacles.

L’évènement digital est également une véritable mine d’informations, qui se révéleront extrêmement précieuse pour votre entreprise. Et notamment les datas sur l’audience que vous touchez à travers lui. En ayant accès en amont (à travers les inscriptions à votre évènement), mais aussi en aval (grâce aux feedbacks partagés par les participants), vous pourrez vous développer plus facilement et rapidement. Mais aussi fidéliser votre audience et attirer de nouveaux prospects en proposant un contenu à forte valeur ajoutée.

Repenser sa stratégie de communication et montrer sa capacité d’adaptation

Le confinement a certes accéléré l’organisation d’évènements digitaux, mais il ne les a pas pour autant créés. Ce type de manifestations se développe en effet depuis plusieurs années, notamment sous un format hybride (à la fois virtuel et présentiel).

Proposer un évènement digital est donc un excellent moyen pour votre entreprise de montrer à son audience que vous savez vous adapter à ces nouveaux enjeux. Mais aussi que vous n’avez pas peur de casser les codes de votre communication habituelle pour investir de nouveaux canaux, sur lesquels vos clients, partenaires ou collaborateurs sont certainement déjà très présents.

Les espaces communautaires digitaux vous offrent déjà une certaine visibilité sur le web, ou votre communauté est probablement très active. Pour répondre à ses attentes, organiser un évènement digital sera un prolongement naturel de cette présence en ligne. Cette stratégie pourra également être un vecteur puissant de transmission de vos valeurs. Notamment d’inclusivité ou encore de protection de l’environnement (un événement virtuel ayant l’avantage de limiter les déplacements).

Impliquer pleinement son audience

En parlant d’inclusivité, la participation à votre événement digital est un enjeu majeur pour en mesurer le succès. Ce dernier doit en effet être l’occasion idéale pour donner la parole à vos clients, prospects, mais aussi à vos collaborateurs. Et contrairement à un événement physique, durant lequel l’audience est le plus souvent passive, le virtuel offre un cadre plus propice aux échanges.

Mais au-delà de la conférence ou du webinaire en lui-même, organiser un évènement digital vous donne également la possibilité d’impliquer votre communauté dès les préparatifs. Vous pouvez ainsi facilement mettre en place des formulaires en ligne pour collecter leurs suggestions concernant le format à adopter. Mais aussi les activités à mener, les intervenants à inviter, etc. Cette inclusivité vous assurera non seulement une participation plus importante, mais aussi un engagement plus fort et donc de meilleures retombées.

Attention néanmoins à ne pas vous contenter de voeux pieux. Votre volonté d’inclusion doit aussi se ressentir dans le choix des outils pour organiser votre évènement virtuel. En intégrant notamment des systèmes de questions/réponses, ou un live chat !

Économiser sur l’organisation de son évènement

Virtuel ou non, organiser son événement demande beaucoup de temps. Dans le cas d’un événement digital, vous devrez en effet mettre en place un système d’inscription, communiquer sur ce dernier, gérer les conditions d’un live ou prévoir son enregistrement, etc.

Néanmoins, le budget à prévoir sera nettement moins conséquent. A l’inverse d’un événement physique, qui nécessite non seulement de louer une salle, mais aussi de payer différents prestataires (traiteur, animation, etc.), un événement virtuel vous permettra de réduire vos frais. Moins de prestataires, mais aussi moins de déplacements et une centralisation des coûts vous permettant de faire des économies d’échelle… Autant de bonnes nouvelles qui vous donneront la possibilité de vous concentrer plus sur le contenu que l’organisation de votre événement.

Comment organiser un évènement digital : quels formats et outils choisir ?

Lieux-evenementiels - Quels outils pour organiser un évènement digital réussi ?A mesure que les événements virtuels deviennent de plus en plus populaires, les organisateurs doivent faire preuve de créativité pour proposer des formats à la fois innovants et engageants. Passer d’un cadre présentiel à un évènement digital sera sans doute la transition la plus difficile à opérer.

C’est néanmoins la plus importante, puisque votre format vous permettra non seulement d’attirer l’attention de votre audience. Mais aussi d’encourager sa participation et promouvoir les objectifs de votre évènement (apprentissage, croissance, réseautage, etc.).

Voici les éléments à prendre en considération pour choisir le bon format (et les bons outils) pour organiser un évènement digital.

Live ou pré-enregistré ?

Si vous faites le choix d’organiser un évènement digital, vous devrez d’abord décider des modalités d’enregistrement et de diffusion de ce dernier. Et notamment départager :

  • Le direct : ce format permet aux participants d’interagir avec les intervenants en temps réel. L’un des plus grands avantages à organiser un évènement digital en live est de pouvoir créer l’urgence d’être “présent” au sein de votre communauté. Ce sentiment permettra de booster non seulement le nombre de participants, mais aussi leur engagement. Néanmoins, ce format présente un risque accru de difficultés techniques. Il exclut également les participants vivant dans des fuseaux horaires différents.
  • L’événement enregistré, qui sera ensuite mis à la disposition des participants à une certaine heure, ou à la demande. Ce format permet d’obtenir un résultat final plus soigné, mais ne crée pas le même buzz.
  • Le format hybride (en live et pré-enregistré) : organiser un évènement digital hybride permet de profiter du meilleur des deux mondes. Les interventions de vos orateurs peuvent ainsi être enregistrées, puis diffusées en direct avant une séance de questions/réponses en temps réel avec les participants.

Pour prendre votre décision, plusieurs facteurs sont décisifs. Réfléchissez notamment à la démographie de votre public, mais aussi à la taille de votre évènement. Si vous avez un large panel d’intervenants, le format hybride peut vous permettre d’opérer des transitions plus fluides, et de minimiser les difficultés techniques. Attention également à bien intégrer vos moteurs d’engagement dans l’équation.

Organiser un évènement digital 100 % virtuel ou hybride ?

Lorsque l’on parle d’organiser un évènement digital hybride, on a le plus souvent en tête la question du 100 % virtuel ou non. En effet, les événements hybrides ont la particularité de se dérouler dans un lieu physique, avec un nombre limité de participants interagissant les uns avec les autres (en plus des participants visionnant l’événement en ligne, parfois à l’autre bout du monde).

L’hybride présente de nombreux avantages inhérents aux événements physiques et virtuels. Il vous permet notamment de garder un lien physique avec vos invités VIP, ou avec ceux qui ne seraient pas à l’aise avec la visioconférence. Ce format améliore également l’expérience des participants, qui ont l’impression de regarder une véritable émission plutôt qu’une simple conférence virtuelle.

Attention néanmoins à ne pas tomber dans le piège du format télévisé, qui réduirait votre communauté au rôle passif de simples téléspectateurs. Un véritable travail en amont doit être réalisé pour proposer un contenu dynamique, offrant aux participants distants la possibilité d’interagir à tout moment. Et surtout, qui leur donnera la sensation de vivre la même expérience que les personnes présentes physiquement à l’évènement.

Pour proposer un format hybride inclusif et un contenu de qualité, Lieux-événementiels vous propose des packs complets, allant de la location du lieu de tournage à la préparation et même l’écriture du déroulé de votre évènement digital !

Choisir le bon format, et donc les bons outils

Une fois que vous aurez déterminé ce qui du Live/Pré-enregistré et Digital/Hybride correspond au mieux à vos besoins pour organiser un évènement digital, vous allez pouvoir vous intéresser plus précisément au type de format à privilégier.

Le choix ne manque pas dans ce domaine, et vous pouvez par exemple vous tourner vers :

  • Le guide pratique ou didacticiel : un bon moyen de présenter un nouveau produit ou service. Et de fournir des conseils, astuces et instructions à vos clients ou partenaires, mais aussi répondre à leurs questions et présenter différents cas d’utilisation.
  • La formation : pour les sujets plus complexes, le webinaire, atelier ou cours peut être un format d’événement digital plus adapté. Il vous permettra d’offrir une plongée plus approfondie sur un thème, une compétence ou un outil spécifique.
  • La visite des coulisses : plébiscité par les acteurs culturels (comme les musées, les galeries ou les théâtres), ce format attire de plus en plus les entreprises. Pas besoin d’être un centre d’attraction pour organiser un évènement digital de ce type. La visite de vos bureaux ou ateliers peut offrir à votre audience un regard nouveau sur votre entreprise.
  • Interview et performances : appuyez-vous sur vos experts en interne pour partager leurs connaissances. Les formats de type Q&A ou AMA (pour Ask Me Anything) sont très populaires sur les réseaux sociaux.
  • Conférences et spectacles, pour des évènements digitaux à plus grande échelle. Vous pouvez par exemple enregistrer des concerts organisés à huis clos et les diffuser en ligne. Mais aussi organiser des conférences entièrement digitales.

En fonction du format que vous allez choisir pour organiser un évènement digital, certains outils d’inscription, de streaming et d’interactivité seront plus pertinents que d’autres. Pour les sessions de questions/réponses, par exemple, des plateformes comme Discord, Slack ou même Reddit favoriseront les échanges instantanés.

Les options de plateforme de webinaires ne manquent pas non plus. On peut citer 6connex, qui inclut des fonctionnalités d’inscription, d’intégration des réseaux sociaux et d’analyse des ROI en temps réel. Mais aussi Crowd Cast (accessible en partageant une simple URL), ou Demio, qui permet de pré-enregistrer son évènement digital. Plus connus, Zoom et Youtube (via Livestream) sont aussi des options intéressantes et simples d’utilisation.

Vous ne savez pas encore à quel Saint vous vouer ? Lieux-évènementiels vous accompagne dans le choix et le paramétrage de vos outils d’interactivité.

Comment organiser un évènement digital : booster l’engagement des participants

Lieux-evenementiels - Comment organiser un évènement digital en 2021 ?Si engager votre audience en personne relevait déjà du défi, cette question est d’autant plus périlleuse lorsque vous faites le choix d’organiser un évènement digital. A mesure que votre audience s’adaptera à ce nouveau format (ou le sera déjà, puisque le virtuel tend à se généraliser), susciter son intérêt, même derrière un écran, ne devrait plus poser de problème.

Néanmoins, en mettant en place la bonne stratégie, vous pouvez facilement booster l’engagement de votre communauté. Et donc améliorer considérablement les retombées de votre évènement !

Fixer les règles d’engagement

En amont de votre événement, ou juste avant qu’il ne commence, il est toujours utile de prendre quelques minutes pour définir les règles d’engagement des participants. Cela permettra non seulement de les encourager à prendre la parole, et à s’impliquer activement dans sa tenue. Mais contribuera également à assurer son bon déroulement, et à éviter la cacophonie ou, au contraire, des blancs trop répétés.

Vous pouvez par exemple :

  • Les informer des différentes façons et outils avec lesquels ils peuvent interagir pendant l’évènement ;
  • Leur expliquer comment utiliser le chat en direct ;
  • Donner des détails sur la manière de contacter le support en cas de problèmes techniques.

Assurez-vous également de mettre un rappel plusieurs fois après le début de l’événement, afin que les retardataires reçoivent également ces précieuses informations.

Promouvoir les interactions en temps réel

L’engagement de votre audience dépendra en grande partie de la qualité de votre contenu. Plus il sera intéressant, plus les participants auront de questions à poser aux intervenants. Laissez-leur néanmoins l’occasion de les formuler, et de recevoir des réponses pertinentes pendant et après la tenue de votre événement digital.

Lors de l’élaboration de l’agenda de votre événement virtuel, prévoyez également suffisamment de pauses pour que les participants puissent vaquer à leurs autres obligations. Ainsi que des pauses stratégiques (toutes les 10 à 15 minutes) pour solliciter leurs commentaires, mener des sondages ou des quizzs, etc.

Lieux-événementiels vous accompagne dans ce travail en créant avec vous votre « conducteur technique », qui décrira en détail le déroulé de l’événement.

Prenez également le parti de faciliter les moments de réseautage lorsque vous commencerez à organiser un évènement digital. En fonction de sa taille, vous pouvez par exemple opter pour des sessions de networking virtuelles pour tous les participants, ou bien réservées à des petits groupes.

Mettre à profit la gamification

Booster l’engagement des participants lors d’événements virtuels implique aussi de sortir des sentiers battus. Et non pas de les penser uniquement comme une version dépouillée de vos événements physiques. La gamification vous permet de mettre en place des mécanismes complètement différents, et de vous mettre à la place de votre audience.

Elle aide notamment les participants à rester attentifs et connectés les uns aux autres. Vous pouvez par exemple leur offrir des points pour assister à une session, publier du contenu sur les réseaux sociaux, remplir un sondage, participer à un escape-game virtuel, etc. Cela rendra votre évènement digital à la fois plus fun, mais aussi unique.

Découvrez notre sélection d’animations digitales. Et choisissez celle qui répondra au mieux à vos objectifs et aux attentes de votre communauté !

Organiser un évènement digital réussi avec un partenaire professionnel

Faire le saut du physique au virtuel pour organiser un événement digital demande donc de prendre en considération un grand nombre de facteurs.

Travailler avec un event-planer professionnel vous permettra de gagner beaucoup de temps. Mais aussi de pouvoir profiter de lieux de tournage adaptés, d’un matériel de qualité. Ainsi que d’outils sur mesure pour créer un événement à votre image, dont les retombées pour votre entreprise seront synonymes d’une meilleure compréhension de votre communauté et d’une plus forte croissance.

Lieux-événementiels vous accompagne à chaque étape, vous facilitant la création de votre contenu et la réalisation technique de votre évènement digital. Découvrez nos packs clé en main, disponibles à partir de 1 500 euros !

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