Avant de chercher à fédérer vos collaborateurs, nous vous recommandons de consulter nos guides pour organiser un évènement professionnel : vous connaîtrez le fonctionnement, les enjeux et l’organisation d’un évènement.
Lorsqu’il s’agit d’événements professionnels, il y a beaucoup de choses à prendre en considération : le type de lieu, les options de nourriture et de boisson, et plus encore. On peut donc être vite perdu. Surtout quand vous ne savez même pas quel type d’évènement faire.
Alors quel événement serait parfait pour votre entreprise ? Cela dépend de ce que vous voulez. En tout cas, pour tirer le meilleur parti de cette expérience, nous vous recommandons de chercher à unir vos équipes. C’est la clé de tout ! En effet, les événements professionnels sont plus que de simples fêtes ou séminaires. C’est l’occasion de réunir votre équipe pour une journée de plaisir et de camaraderie.
Dans cet article de blog, nous voulons ainsi vous faire part de nos meilleurs conseils pour organiser un événement d’entreprise réussi ! Voici donc quelques idées que vous pouvez mettre en œuvre.
Choisissez un thème pour votre évènement professionnel
Dressez une liste de thèmes possibles. Cela servira à donner le ton et à faire office de fil conducteur pour l’ensemble de l’évènement : des activités, animations, prestataires, conférences à la décoration du lieu. Les réponses aux questions suivantes pourront vous aider à déterminer le thème le plus adéquat pour vous :
- Quelles sont vos valeurs d’entreprises ?
- Quels sont vos objectifs et projets ?
- Qu’est-ce qui pourrait plaire à vos collaborateurs ?
- Etc.
Afin de donner un sens à votre évènement, nous vous recommandons de choisir un seul thème, voire deux maximum s’ils sont cohérents ensemble.
Réfléchissez à la façon dont chaque thème sera représenté tout au long de la journée et créez un programme pour que les gens sachent à quoi s’attendre de leur expérience lors du prochain grand événement de votre entreprise. Cela peut prendre un certain temps pour obtenir mais cela en vaudra la peine à la fin !
Faites participer vos collaborateurs au comité de planification des événements
Une fois le thème choisi, il est temps de planifier les détails !
Il faut alors réfléchir à la manière dont le thème sera représenté tout au long de l’évènement. Cette organisation peut prendre un certain temps mais cela en vaudra la peine ! Ainsi, les participants sauront à quoi s’attendre de leur expérience lors du prochain grand évènement de votre entreprise.
Pour cela, le mieux est de donner à vos employés l’occasion d’émettre leur avis sur ce qu’ils aimeraient faire. Surtout pour les activités de team building.
En donnant à votre équipe une voix dans le processus de planification, vous leur montrez que leurs opinions comptent, ce qui est une leçon inestimable pour tous ! Et même si cela implique de dépenser plus d’argent, votre entreprise bénéficiera d’un investissement collectif porteur, qui peut même vous impressionner.
Louer une salle exceptionnelle pour votre événement
Si vous êtes chargé d’organiser la fête annuelle de votre entreprise, pensez à louer une salle pour l’événement ! C’est un type moyen facile et économique pour célébrer avec votre équipe.
Il existe de nombreuses raisons d’organiser ce type de fête en dehors du bureau. Tout d’abord, il peut être difficile de réunir tout le monde en même temps lorsqu’ils ont des responsabilités professionnelles régulières. Si les employés ne peuvent pas prendre de jours de congé pendant la période des fêtes en raison des horaires de travail, il peut être encore plus difficile de les réunir tous en même temps.
Il faut donc vous y prendre en avance ! Pour fédérer vos collaborateurs, voici d’autres conseils précieux :
Taille et espaces du lieu évènementiel
Assurez-vous que la salle est suffisamment grande pour le nombre de personnes que vous prévoyez d’inviter. Vous aurez peut-être besoin d’un espace plus grand si vous prévoyez des divertissements, comme des musiciens ou des comédiens, lors de l’événement. Il est également important de s’assurer qu’il n’y a pas de distractions dues à des bruits extérieurs ou d’autres événements dans le même bâtiment.
Vous pouvez envisager de louer un espace entier plutôt que de le partager avec une autre partie afin de pouvoir décorer et exposer tout équipement nécessaire sans avoir à réorganiser quoi que ce soit à la dernière minute ! En effet, que vous louiez une salle dans votre propre bureau ou que vous en trouviez une à proximité, assurez-vous qu’il y aura suffisamment d’espace pour installez les équipements et les décorations que vous prévoyez d’utiliser. Vous pouvez également envisager de louer un espace supplémentaire si l’événement se déroule sur plus d’une journée, afin que les gens aient un endroit pour se reposer et faire des pauses !
Pour finir, s’il n’y a pas assez d’espace dans une pièce et que vous avez besoin de plus d’une zone (par exemple, si votre entreprise a besoin de plusieurs salles de réunion), assurez-vous que chacune d’entre elles est bien équipée et décorées en fonction du thème de votre événement.
Matériel nécessaire pour votre évènement
La location de tables et de chaises est une autre option lorsque vous cherchez le bon endroit. Certains lieux peuvent inclure des tables, mais elles ne sont pas toujours disponibles à la bonne hauteur, vous pouvez donc envisager d’en louer vous-même. Vous pouvez même louer des bacs en tissu pour ranger vos objets personnels, ou créer une table réservée à cet effet !
La salle de réception peut disposer d’un projecteur que vous pouvez utiliser pour vos présentations ! Vérifiez à l’avance si la salle dispose des équipements et des options de décoration adéquats avant de finaliser vos plans. Si ce n’est pas le cas, envisagez de louer tout ce dont vous avez besoin auprès d’une société extérieure afin que tout soit prêt le jour de l’événement .
Assurez-vous donc d’avoir suffisamment de matériel et de décorations pour toutes les zones ! Par exemple, s’il existe une zone de pause où les employés peuvent se rendre pendant les réunions ou les présentations, pensez à créer un espace de divertissement où ils aimeront passer leur temps entre leurs responsabilités professionnelles.
Cela peut être aussi simple que d’apporter des jeux de société des téléviseurs ou des jeux vidéo.
Les outils techniques (vidéoprojecteur, écrans, sonorisation)
Les outils techniques (vidéoprojection, écrans et sonorisation) permettent de diffuser les messages de l’entreprise pendant l’événement. Il est nécessaire de prévoir un écran de vidéoprojection afin de pouvoir diffuser des diapositives powerpoint.
Et veillez à doter les intervenants d’un système de sonorisation pour qu’ils puissent être entendus même depuis le fond de la salle. En outre, il est important que les écrans soient suffisamment grands pour que tout le monde puisse les voir de loin.
Il est également nécessaire de prévoir un accès wifi afin que les personnes disposant d’appareils mobiles (smartphones et tablettes) puissent se connecter pendant l’événement.
Réussir sa convention d’entreprise
Les conventions sont un excellent moyen de tirer le meilleur parti de la ressource la plus précieuse de votre entreprise : ses employés. Mais devenir un événement à fort retour sur investissement n’est pas facile, et nécessite réflexion et préparation chez tous les participants. Cela dit, il existe trois moyens principaux de maximiser le potentiel de réussite de votre convention .
- Assurez vous d’avoir un objectif précis en tête
Quel est l’objectif global de cet événement ? S’agit-il d’améliorer le moral et la motivation au sein de votre entreprise ? De donner aux employés l’occasion de s’épanouir au travail ? Ou peut-être y a-t-il des initiatives stratégiques qui pourraient être mieux liées à un thème ou à un format de convention (par exemple, le processus de valorisation de la marque). Quel que soit votre objectif, assurez vous que toutes les personnes impliquées dans la convention le connaissent et le comprennent.
- Assurez vous d’avoir une équipe solide à bord pour gérer toute la logistique
Si la convention est un événement annuel, ces personnes connaîtront les forces et les faiblesses de chacun d’une année sur l’autre et pourront travailler ensemble efficacement . S’il s’agit d’un premier événement, cela peut être l’occasion d’intégrer de nouvelles personnes. Dans tous les cas, assurez vous que tout le monde est sur le pont et que les rôles de chacun sont clairement définis (par exemple, les planificateurs, les orateurs, etc.).
- Réfléchissez à ce qui rend votre culture d’entreprise unique
De nombreuses entreprises choisissent d’intégrer quelque chose. Cela peut être aussi simple qu’une petite réunion sociale à la fin de chaque journée ou aussi élaboré qu’une salle entière consacrée à l’histoire de votre entreprise.
Quel que soit votre choix, assurez vous que tous les employés sentent qu’ils font partie de quelque chose de plus grand qu’eux et qu’ils ont la possibilité de s’impliquer tout au long de l’événement. Dans le même temps, s’il y a quelque chose à propos de l’événement, il est important que les employés se sentent concernés. Sinon, les employés se sentiront comme des étrangers à l’événement et perdront tout intérêt.
Ce ne sont là que trois petites mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que votre convention d’entreprise sera un succès cette année !
Le classement des régions qui accueillent le plus d’événements professionnels
Quelles sont les villes et les régions où il y a le plus d’événements commerciaux ? Comme des salons professionnels, des congrès ou des lancements de produits par exemple.
Pour cela, nous avons créé un classement qui prend en compte ces facteurs :
- Le nombre d’événements organisées dans chaque ville entre 2018 et 2021,
- La taille moyenne des événements organisés dans chaque région selon les données de MeetingsFinder.
Le classement montre que Paris est toujours en tête avec une forte concentration d’activités professionnelles organisées sur l’ensemble de son territoire : plus de 2500 conventions et congrès y sont attendus cette année. En outre ,la taille moyenne des événements organisés à Paris entre 2016 et 2018 est de 1359 participants.
Paris a également attiré de nombreuses organisations internationales qui organisent leurs conventions chaque année : l’association de cardiologie internationale par exemple, organisera sa convention avec plus de 4000 participants en octobre prochain au parc des expositions de la Porte de Versailles.
Parmi les autres villes du top 10, Lyon est en tête avec une croissance de plus de 30% d’ici 2021.
En quatrième position arrive Nantes qui a été récompensée pour ses récents investissements : quatre nouveaux centres de congrès ont été inaugurés depuis 2016 et un devrait être achevé cette année, avec une surface totale pouvant accueillir jusqu’à 25 000 personnes. Le site a déjà accueilli l’an dernier le forum Global Ocean avec plus de 13 000 participants.
Les régions françaises qui accueillent le plus d’événements professionnels sont : Île-de-France (Paris), Auvergne – Rhône – Alpes (Lyon) et Provence – Alpes – Côte d’Azur.
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