12 conseils pour réussir un événement de communication interne

Les événements de communication interne représentent une grande majorité des événements organisés par les entreprises. Maintenant que vous savez ce qu’est l’événementiel et la gestion d’événements, découvrez les événements à destination des collaborateurs.

Ils sont très efficaces pour mettre vos collègues sur la même longueur d’onde, mais ils peuvent être difficiles à planifier. Cet article de blog est là pour vous aider !

Nous vous donnons 12 conseils qui vous permettront de réussir votre événement de communication interne. Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous planifierez votre prochain événement et vous serez sûr de réussir.

1 Gardez à l’esprit les principes fondamentaux de la communication interne d’entreprise

Communiquer aussi longtemps à l’avance que possible, en utilisant tout le spectre de la communication interne, avec un message et un ton adaptés au thème de l’événement.

Indiquez clairement si l’événement obligatoire ou facultatif.

Soyez aussi clair et précis que possible ; évitez l’utilisation de termes ambigus tels que « Nous attendons de vous que vous soyez présent » Il est bon de dire, par exemple : « L’orateur fera une présentation intitulée X. » Ou : « Il y aura ensuite un temps de questions-réponses avec Y. »

Évitez de parler de l’événement de manière négative. Cela n’est pas utile lorsqu’on essaie de motiver les gens à participer

2 Définissez vos objectifs et le but de l’événement.

Que voulez-vous que vos participants retirent de l’événement ? Cela vous aidera à déterminer le contenu à couvrir, ainsi que la durée de chaque partie de l’événement.

3 Créez une expérience mémorable pour tous les participants

Donnez-leur l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes et de nouer des contacts, et assurez-vous qu’il y ait de la nourriture. Proposez des activités de renforcement de l’esprit d’équipe ou d’autres activités amusantes qui aideront les participants à tisser des liens en dehors de l’événement !

4 Fournissez un retour d’information

Afin que les participants puissent voir l’impact de leur participation .

Faites en sorte que la participation des participants soit aussi facile que possible. Proposez diverses façons de participer : demandez-leur s’ils peuvent faire une courte présentation ou aider d’une autre manière, etc

5 Envoyez des messages de suivi après l’événement

Pour remercier les participants et leur rappeler ce qui a été discuté lors de la réunion. Cela permettra également d’obtenir d’autres informations et des ressources pour ceux qui auraient manqué quelque chose ou n’ont pas pu assister à l’événement.

6 Assurez-vous que le programme et l’ordre du jour sont flexibles

Le programme doit décomposer toutes les parties de l’ordre du jour et le calendrier pour tout le monde

Il peut être ajusté en fonction des besoins des participants. Le temps que vous accordez à chaque partie doit dépendre des informations pertinentes pour eux, de leur rôle dans l’entreprise, etc.

7 Préparez les supports de présentation

Les slides powerpoint, les films ou jingles doivent etre prets suffisamment à l’avance pour qu’il n’y ait pas de retard pendant l’événement en raison d’un manque de ressources ou d’un manque de temps. Et commencez à l’heure ! C’est important

8 N’oubliez pas qu’il peut y avoir des difficultés techniques.

Si vous utilisez un logiciel de présentation, assurez-vous qu’il est compatible avec les ordinateurs de vos participants et qu’il fonctionne bien sur leurs navigateurs

9 Assurez-vous de disposer de documents imprimés

Pour les personnes qui n’ont pas apporté leur ordinateur portable ou leur smartphone. Si possible, mettez les informations importantes sur les deux types de supports afin que tout le monde puisse y accéder facilement.

10 Assurez-vous que votre ordre du jour est flexible

Il doit pouvoir être ajusté en fonction des besoins des participants. Le temps que vous accordez à chaque partie doit dépendre des informations qui les concernent, de leur rôle dans l’entreprise, etc.

11 Fournissez un résumé

Un résumé est utile après chaque section afin que tout le monde ait un aperçu de la situation et puisse passer à autre chose facilement.

12 Limitez les discours à deux heures ou moins

Et hiérarchisez le contenu en fonction de ce que vos participants ont le plus besoin de savoir. Plus l’événement est court, plus les gens sont susceptibles de rester attentifs.

N’oubliez pas que les employés doivent pouvoir participer à la planification de l’événement.

Le management participatif est un excellent moyen de garantir le succès d’un événement de communication interne. Cela signifie qu’il faut obtenir leur avis sur l’ordre du jour, et s’assurer qu’ils sont impliqués dans la planification et le contenu.

Ils auront une meilleure compréhension et une meilleure connaissance de ce qui se passe au sein de leur service, de leur équipe ou de leur organisation, ce qui crée un meilleur environnement de travail.

Les employés doivent également proposer des questions auxquelles ils souhaitent obtenir des réponses lors de ces événements, afin que chacun puisse constater la transparence en jeu lorsqu’il s’agit de la direction de l’entreprise.

– L’implication des employés peut se faire par le biais du management participatif

– Les employés doivent proposer des questions auxquelles ils souhaitent obtenir des réponses lors de ces événements

– La transparence crée un meilleur environnement de travail pour les employés

Et pour finir, voici quelques conseils pour trouver l’endroit et le jour qui convient le mieux aux invités 

Trouver le bon endroit et le bon jour est une étape essentielle à la réussite de l’événement pour les employés

Il convient de prendre en considération le choix de l’extérieur ou de l’intérieur, la période de l’année à laquelle l’événement aura lieu, les éventuels frais de déplacement des invités et la circulation dans la région.

Il convient de prendre en considération les frais de déplacement, la période de l’année, les possibilités d’emplacement en extérieur ou en intérieur et la circulation dans la région

Idéalement il convient de choisir un lieu facilement accessible.

La culture d’entreprise peut également jouer un rôle dans le choix de l’endroit où organiser votre événement de communication interne.

Les conseils ci-dessus devraient vous aider à réussir vos événements de communication interne ! Pour plus d’informations sur la manière d’améliorer la communication interne de votre entreprise, indépendamment des contraintes de budget ou de temps, appelez-nous dès aujourd’hui.

Pour approfondir cette thématique, vous pouvez aussi découvrir nos conseils pour organiser l’événement d’entreprise parfait et ainsi fédérer vos collaborateurs avec succès.  

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Le séminaire pour les collaborateurs est également un outil de communication interne très important. ? 

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