Comment faire son choix parmi les 2000 salles de réunions que nous présentons ? Pour organiser vos événements professionnels efficacement, définissez vos critères de choix pour affiner vos recherches et comparer les endroits pouvant accueillir les séminaires, meetings, assemblées générales, galas, congrès et toute fête qu’il soit.
Vous aurez ainsi l’assurance de trouver la meilleure salle pour faire de vos événements un franc succès. Qu’elle soit en France ou en Europe, découvrez les éléments à prendre en compte pour sélectionner votre salle.
Pourquoi payer une location de salle ?
Si vous organisez un événement, la location de salle de réception ou de conférence vous permettra alors de disposer d’un espace spécifiquement conçu pour répondre à votre besoin.
Grâce au large choix de salles disponibles, vous pouvez choisir une salle qui correspond parfaitement à la taille de votre groupe, à vos exigences techniques, votre budget ainsi qu’à votre culture d’entreprise.
De plus, pour tout projet événementiel, louer une salle dans un lieu approprié peut contribuer à l’image de votre marque, plus sérieuse et formelle. Cela peut être important pour les clients, les partenaires ou les participants.
Par ailleurs, les espaces évènementiels sont souvent dédiés à ce type d’usage. C’est pourquoi, ils disposent de tous les services nécessaires, à savoir : restauration, sécurité, personnel d’accueil, gestion des réservations, etc. Ainsi, laissez les détails logistiques et concentrez-vous sur le contenu de l’évènement.
Ainsi, payer une location de salle présente de nombreux avantages pratiques, logistiques et économiques, ce qui en fait un choix judicieux pour de nombreux types d’événements.
Location de salle : les 5 questions à se poser avant toute réservation
- A qui s’adresse cet évènement ?
- Quelle ambiance souhaitez-vous (professionnelle, festive ou décontractée) ?
- Quel est l’objectif stratégique de cet évènement ?
- Quel est le type d’évènement le plus approprié ?
- Quel serait le moment propice ?
Comment bien choisir sa salle de réunion ou salle de réception ?
Le nombre de convives
Envoyez les invitations quelques mois en avance et exigez des réponses avant une date fixe. De ce fait, vous pourrez organiser tout le reste : la capacité de la salle, sa disposition, le nombre de plateaux repas, etc.
La localisation et l’accessibilité
Le choix du lieu sera déterminé par rapport au sujet ou thème de l’événement en question. Non, il n’est pas essentiel de l’organiser dans votre ville ou dans la grande ville la plus proche.
Par exemple, il peut s’agir d’un petit séminaire d’été au bord de la mer. Dans tous les cas, pensez à l’accessibilité du lieu, s’ils disposent de moyens de transport à proximité, et aux moyens de locomotion des participants.
Le niveau de sécurité
Nous vous recommandons de prendre le temps de vous renseigner sur la sécurité lors de la prospection. Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises. Disposer d’un lieu sécurisé participe au succès de la rencontre et de la tranquillité d’esprit des personnes participantes.
Que votre événement professionnel s’étale sur un ou plusieurs jours, les centres d’affaires et hôtels sont des lieux sûrs. En général, ces établissement disposent d’un accès surveillé.
Les participants se voient attribuer un badge sécurisé ou un code personnalisé pour pouvoir circuler dans l’enceinte de l’établissement, prévu pour un usage temporaire.
Les services inclus dans le prix
Vérifiez bien la composition des formules proposées, ainsi qu’à leur qualité, au préalable afin d’éviter tout malentendu le jour J. Cependant, le prix de la location de la salle inclut généralement les éléments suivants :
- Ecran de projection et vidéoprojecteur
- Paperboard
- Connexion Wi-Fi haut débit
- Matériel informatique : câbles, écrans d’ordinateur, claviers, scanners, etc.
- Matériel de sonorisation
Pour mieux répondre à vos besoins, des services complémentaires peuvent être proposés : service traiteur pour le déjeuner, grande salle en plus, service cocktail, etc. Pensez bien à en discuter au préalable avec le responsable de l’établissement.
Les prestations proposées pour les pauses
Si le programme s’étale sur une seule journée, il est important d’accorder des pauses aux participants le matin, à midi ou l’après-midi. Il peut s’agir d’un petit déjeuner le matin, d’un repas le midi et d’une petite activité team building l’après-midi, par exemple.
Les offres de pause représentent ainsi un élément déterminant dans le choix de votre location de salle de meeting ou de réception. Il faut ainsi s’assurer que vous bénéficierez de la formule adaptée au nombre exact de participants, au type d’événement, à sa durée et à votre budget.
Quelles sont les différentes offres de location de salle de réunion ?
Louer un centre d’affaires, ou business center
Un centre d’affaires est un espace ou un immeuble abritant des bureaux équipés et meublés pour un usage professionnel. Il ouvre ses portes à tout type d’événements éphémères. Outre les nombreuses salles disponibles, il propose plusieurs services complémentaires sur demande.
Toutes les salles de réunion du centre sont ainsi équipées des technologies nécessaires. De plus, sont mis à disposition : une salle de pause confortable et modulable, des espaces de réunions fermés et du matériel modulable.
Ainsi, vous pouvez occuper les lieux sans craindre un imprévu matériel ou organisationnel.
Auditorium
Louer un hôtel
De nombreux hôtels de réceptions sont équipées d’au moins une salle de réunion et/ou de réception. Cela permet de gérer l’hébergement et les réunions au sein du même lieu.
Ainsi, vous pourrez bénéficier des nombreux services de l’hôtel, en plus de la location de la salle, tels que :
- L’accès à la piscine et aux espaces détente (sport, spa)
- L’organisation des pauses
- L’accueil des participants
- Le service de restauration
Rooftops & Extérieurs
Louer un café, bar ou restaurant
L’air de rien, ces lieux festifs et animés sont parfaits pour une soirée professionnelle. Ils vous permettent de bénéficier d’un espace agréable, généralement bien situé, et de services de boisson et/ou de restauration. De nombreux lieux s’occupent de la musique, et certains disposent d’une piste de danse.
Louer un coworking
Les espaces de coworking sont de plus en plus prisés. Ces espaces hyperconnectés plaisent beaucoup aux travailleurs. Nous recommandons plutôt la location d’espace de coworking pour des petites équipes ou des réunions informelles avec un nombre limité de participants.
Les réservations à l’heure ou la demi-journée permettent aussi des réunions ponctuelles ou occasionnelles.
Louer un appartement ou loft
Si vous avez une petite équipe ou un groupe restreint de participants, un appartement ou un loft peut offrir un cadre confortable et informel pour des réunions de travail collaboratives et créatives. Cela peut aussi être une option décontractée et conviviale pour un déjeuner d’affaires ou une réunion en petit comité.
Louer un château ou domaine
La location d’un lieu de caractère est adaptée pour les réunions d’entreprise qui nécessitent un cadre prestigieux, inspirant, privé et propice à la concentration.
Ces lieux offrent une ambiance unique et peuvent être idéaux pour des événements spéciaux, des séminaires de formation, des réunions stratégiques ou des célébrations importantes.
Louer un jardin ou terrasse
Louer un espace en plein air est toujours apprécié des participants, c’est une valeur sûre. Attention, cela peut être cependant compliqué pour des présentations avec powerpoint. Des jardins ou des petites cours peuvent être présents dans certains lieux, cependant rien ne vaut un vrai jardin.
Louer un lieu insolite
La location d’un lieu insolite donnera de l’originalité à votre évènement, qui deviendra mémorable. Cela peut aussi constituer une bonne surprise aux personnes participantes. Péniche, musée, rooftop, caves, théâtre, cinéma, monument, discothèque ou encore moulin, de nombreux lieux vous ouvrent leurs portes !
Comment trouver une location de salle pour un évènement ?
Nous référençons sur notre site plus de 4000 lieux de réunion, soirée d’entreprise et séminaires, en France et en Europe. Vous pouvez aussi choisir votre animation, activité team building et speaker(s). Tout ce dont vous avez besoin pour votre évènement est sur notre site !
Nous proposons un fonctionnement alternatif aux agences évènementielles classiques. En effet, notre plateforme vous permet tout d’abord de consulter toute notre offre.
Ensuite, si vous le désirez, vous êtes libre d’organiser votre évènement en toute liberté et autonomie, sans l’aide de l’un de nos chefs de projets.
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